Jawaban UAT Sistem Informasi Manajemen

  1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan….

Pengembangan software atau disebut juga software engineering adalah suatu aplikasi sistematik, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, disiplin ,  operasi dan pemeliharaan dari software.

Dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, dimulai dari tahap spesifikasi sistem sampai dengan tahap pemeliharaan sistem. Dapat dikatakan istilah tersebut menunjukkan pada sebuah pengembangan program yang dapat memberi kemudahan bagi pemakai dari berbagai jenis computer dalam menggunakan hardware.

Terdapat 2 hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan software, yaitu sebagai berikut:

  • Produk dan software. Pengendalian pengembangannya dengan System Development Life Cycle (SDLC) seperti model V,  waterfall, model spiral, prototying dan lain sebagainya.
  • Proses pengembangan, proses yang terdiri dari proses manajemen dan proses teknis. Prosesnya terdiri dari manajemen proyek, configuration manajemen, quality assurance management. Sedangkan proses teknik dapat berupa metode yang diterapkan pada tahap tertentu dalam pengembangan software yang di dalamnya terdiri dari metode analisism metode desainm metode pemrograman, dan metode testing.
  • Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:
  • 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen, yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
  • 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar, sistem informasi yang dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.
  • 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik, sumber daya manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang mengetahui tentang permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.
  • 4. Memahami tahapan dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
    Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.
  • 5. Proses pengembangan sistem tidak harus berurutan, misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file.

Pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistenm untuk menghasilkan sistem informasi yang menggunakan metodologi pengembangan sistem untuk dapat meningkatkan pengelolaan dan pengendalian unsur-unsur sistem informasi seperti sumber daya manusia, perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), jaringan komunikasi, dan prosedur serta kebijakan. Berdasarkan pengertian tersebut dapat diketahui bahwa software (perangkat lunak) merupakan bagian dari sistem informasi, sehingga pengembangan software merupakan bagian kecil daru suatu pengembangan sistem informasi

  1. Seringkali terjadi kesalahan besar yang berakibat fatal bagi organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa terjadi, dan jelaskan pula berbagai cara dalam mengkonversikan sistem dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi, jelaskan.

Beberapa faktor yang diindikasikan sebagai penyebab kegagalan konversi dari sistem lama ke sistem yang baru dalam perusahaan atau organisasi yaitu:

  • Mayoritas orang pada umumnya memandang sistem informasi sebagai hal yang utama dalam suatu pengembangan informasi sehingga mereka melupalan komitmen dan konsistensi terhadap outputnya yang berbentuk informasi, produk dan respon yang baik terhadap pelayanan konsumen.
  • Sering adanya kekeliruan pemahaman bahwa pembangunan sistem informasi adalah tugas devisi Infomasi Teknologi saja sehingga diserahkan sepenuhnya kepada bagian ini, padahal divisi IT bukanlah bagian perumus strategi perusahaan.
  • Ahli sistem informasi sering lebih menekankan pada penggunaan teknologi IT terbaru serta kemajuan teknologi dan kemudahan yang dijanjikan dibandingkan penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan akurat. Hal tersebut menyebankan pengguna sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem informasi tersebut sehingga pengguna harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat sistem.
  • Kurang efektinya interface sistem informasi sehingga mengakibatkan kurang menarik, kurang interaktif, dan sulit digunakan oleh pengguna karena interface sistem informasi hanya dibuat berdasarkan kemauan pembuat sistem saja.

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem, dikenal 4 metode konversi yang dapat dilakukan yaitu:

  1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem yang baru. Sistem ini mengandung resiko yang tinggi tetapi selain itu juga menjanjikan biaya yang murah. Konversi ini langsung mengimplementasikan sistem dan memutus serta meninggalkan sama sekali  sistem yang lama. Syarat dapat diimplementasikan sistem ini adalah sistem baru merupakan bagian kecil saja dari seluruh sistem dan sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi membutuhkan biaya yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut diperbandingkan, dan perbedaannya dilakukan rekonsiliasi.

3.  Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi dilakukan secara bertahap dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Apabila tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada melakukan konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang diakibatkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang agak longgar kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan.

4.  Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor (lokasi dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu). Apabila konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in Over.

  1. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (renterprise resource planing) dan bagaimana implementasi system informasi yang berbasikan ERP, jelaskan.

ERP merupakan kepanjangan dari enterprise resource planning, definisinya adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.

Suatu sistem ERP  berada pada pusat server dan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular, untuk dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.

Karateristik yang dimiliki oleh ERP adalah sistem ERP merupakan paket software yang di disain oleh client server dengan basis desktop atau web. Sistim ini mengintegrasikan mayoritas proses bisnis yang ada. Semua transaksi organisasi dapat diintegrasikan oleh sistem ERP. Data base skala enterprise digunakan oleh sistem ini untuk melakukan penyimpanan data. Sistem tersebut juga mengijinkan pengguna melakukan akses data secara real time.

Sistem Arsitektur ERP(ERP 3-tier) terdiri dari:

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Biasanya dalam penerapan suatu sistem informasi, langkah pertama adalah menganalisa ataupun memperbaiki bisnis proses yang sudah ada agar menjadi lebih baik. Oleh karena itu diperlukan seorang pimpinan perusahaan yang terbuka, yang dapat menerima perkembangan teknologi, yang memiliki visi misi masa depan bagi perusahaan untuk terus atau berkesinambungan dapat berkembang.
Sosialisasi terhadap user, diperlukan tindakan tegas dan contoh dari segenap direksi dan pimpinan manajerial untuk menerapkan sistem informasi secara menyeluruh .

Implementasi ERP dalam dunia bisnis sebagai berikut:

1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practice, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Permasalahan yang sering terjadi bagi industri, adalah  bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau merubah sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP. Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Apabila dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu yang lama.

2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP, beberapa modul yang terdapat dalam ERP adalah:

a. Financial, yang termasuk didalamnya adalah financial accounting, co controlling, enterprise controlling, investment management, dan treasury.

b. Distribution dan Manufacturing, yang meliputi modul logistic execution, sales distribution, material management, productin planning, quality management, dan project system.

Profile photo of dessysetyawati

About dessysetyawati

Blog ini dibuat sebagai salah satu tugas mata kuliah Sistim Informasi Manajemen. dari Magister Business (MB) Universitas IPB, Bogor.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.